Informativa sulla privacy
La presente informativa sulla privacy spiega come Stratos Technologies AG («noi») tratta i dati personali in relazione a Fleet Access (https://fleet-access.ch). Fleet Access è una piattaforma tramite la quale le officine trasmettono richieste di approvazione dei costi e fatture relative a veicoli a società di leasing e di gestione di flotte, che le verificano e le riprendono nei propri sistemi. L’informativa si basa sulla legge federale svizzera sulla protezione dei dati (LPD) e sul regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE (RGPD).
1. Titolare del trattamento
Fleet Access è fornito da:
Stratos Technologies AG
Technoparkstrasse 1, 8005 Zürich
Svizzera
E-mail: info@stratos-tech.ch
IDI: CHE-168.261.229
Il nostro ruolo dipende dai dati:
- Siamo titolari del trattamento per i dati relativi alle persone che utilizzano Fleet Access (collaboratori delle officine e dei nostri Clienti), per i dati tecnici necessari al funzionamento e alla sicurezza della piattaforma e per le comunicazioni con il nostro supporto.
- Agiamo come responsabili del trattamento per i documenti trattati in Fleet Access e i dati in essi contenuti. Li trattiamo per conto e secondo le istruzioni della società di leasing o di gestione di flotte che ha stipulato con noi un contratto per Fleet Access (il «Cliente»), sulla base del nostro contratto con il Cliente e delle relative disposizioni sulla protezione dei dati. Si veda il punto 4.
2. Utilizzo di Fleet Access
Accedete a Fleet Access con uno Stratos ID. A seconda del vostro ruolo, venite quindi indirizzati al Garage Dashboard (per le officine) o all’area riservata ai Clienti.
2.1 Dati tecnici e sicurezza
Quando utilizzate Fleet Access, vengono trattati automaticamente dati tecnici: indirizzo IP, data e ora dell’accesso, pagine e funzioni richieste, tipo e versione del browser e sistema operativo. Utilizziamo questi dati per fornire la piattaforma, proteggerla da abusi e attacchi e analizzare e correggere gli errori.
Se si verifica un errore, viene inviato un rapporto di errore a Sentry. Contiene dettagli tecnici sull’errore e sulla richiesta interessata, che possono includere il vostro ID utente e il vostro indirizzo IP. I rapporti di errore vengono cancellati al più tardi dopo 90 giorni.
La base giuridica è il nostro legittimo interesse a un funzionamento sicuro e affidabile della piattaforma (art. 6 par. 1 lett. f RGPD).
2.2 Account utente
Per utilizzare Fleet Access avete bisogno di un account utente. Trattiamo il vostro nome, il vostro indirizzo e-mail, il vostro numero di telefono (se indicato), l’azienda per cui lavorate (officina o Cliente), il vostro ruolo, i vostri dati di accesso (le password vengono salvate solo in forma di hash) e la vostra attività sulla piattaforma, ad esempio i documenti che caricate, verificate, correggete o inoltrate.
Gli account vengono creati quando un Cliente vi invita, quando vi registrate tramite un link inviato da un Cliente oppure quando creiamo l’account per conto di un Cliente. Utilizziamo questi dati per darvi accesso, proteggere il vostro account, inviarvi e-mail di sistema (ad esempio per reimpostare la password o per notifiche) e fornire supporto. La base giuridica è l’esecuzione del nostro contratto con il Cliente e il nostro legittimo interesse a mettere la piattaforma a disposizione del Cliente e delle officine che lavorano per lui (art. 6 par. 1 lett. b e f RGPD).
Cancelliamo i dati dell’account quando l’account viene cancellato o non è più necessario, salvo che la legge ci obblighi a conservarli più a lungo.
2.3 Contatto con il nostro supporto
Se ci contattate via e-mail o telefono, trattiamo i vostri dati di contatto e il vostro messaggio per gestire la vostra richiesta. La base giuridica è il nostro legittimo interesse a rispondere alle richieste e, se del caso, il nostro contratto con il Cliente (art. 6 par. 1 lett. b e f RGPD). Cancelliamo questa corrispondenza quando non è più necessaria, salvo obblighi legali di conservazione.
3. Cookie e memorizzazione locale
Fleet Access utilizza solo cookie e tecnologie simili strettamente necessari per il funzionamento della piattaforma. Non utilizziamo cookie a fini di analisi o pubblicità.
| Nome | Fornitore | Finalità | Durata | Categoria |
|---|---|---|---|---|
| Dati di accesso (memoria locale) | Fleet Access | Mantiene l’accesso | Fino al logout | Necessario |
| Lingua (memoria locale) | Fleet Access | Memorizza la vostra lingua | Fino alla cancellazione | Necessario |
cf_clearance |
Cloudflare | Conferma che un controllo di sicurezza è stato superato | 30 minuti | Necessario |
_cfuvid |
Cloudflare | Distingue i visitatori che condividono lo stesso indirizzo IP, per limitare il numero di richieste | Sessione | Necessario |
I dati di accesso e l’impostazione della lingua vengono salvati nella memoria locale del vostro browser e rimangono sul vostro dispositivo.
Poiché queste tecnologie sono strettamente necessarie, non è richiesto alcun consenso. Si basano sul nostro legittimo interesse a una piattaforma sicura e funzionante (art. 6 par. 1 lett. f RGPD). Se le bloccate nel vostro browser, potreste non riuscire ad accedere.
4. I documenti e i dati in essi contenuti
Questo punto riguarda anche le persone che non utilizzano direttamente Fleet Access ma sono menzionate nei documenti, ad esempio le persone di contatto delle officine o i locatari e i conducenti dei veicoli.
Che cosa trattiamo. Le officine trasmettono richieste di approvazione dei costi e fatture per lavori su veicoli gestiti dal Cliente. Lo fanno tramite il Garage Dashboard, via e-mail, via SFTP o tramite interfacce (API). Questi documenti contengono dati dei veicoli (ad esempio numero di telaio, targa, chilometraggio e numero di contratto), informazioni sull’officina comprese le persone di contatto, nonché i lavori, i ricambi e i prezzi interessati. I documenti possono occasionalmente contenere informazioni sui conducenti. Non utilizziamo né valutiamo tali informazioni.
Come li trattiamo.
- Leggiamo i documenti automaticamente con Parashift (riconoscimento del testo ed elaborazione intelligente dei documenti, OCR/IDP) per estrarne i dati rilevanti.
- Per verificare la correttezza dei lavori e dei prezzi dei ricambi, li confrontiamo con i dati di TecAlliance GmbH, Germania. A tal fine trasmettiamo a TecAlliance gli identificativi dei lavori e dei ricambi e, se il nostro controllo interno non consente di identificare il veicolo, il numero di telaio (VIN). Non vengono trasmessi altri dati del documento, come nomi o numeri di targa.
- Se necessario, i dati estratti vengono verificati e corretti manualmente dal Cliente o, per suo conto, dal nostro team di supporto.
- Trasmettiamo i documenti e i dati estratti ai sistemi del Cliente, tramite interfacce (API, DMS), SFTP o e-mail.
- I nostri amministratori possono accedere ai documenti per gestire la piattaforma e fornire supporto.
Chi è responsabile. Trattiamo i documenti esclusivamente per conto e secondo le istruzioni del Cliente, sulla base del nostro contratto con lui. Il Cliente è responsabile di questo trattamento. Le officine sono responsabili dei documenti che trasmettono. Non utilizziamo i documenti né il loro contenuto per scopi propri.
Per quanto tempo. Conserviamo i documenti e i dati estratti per il periodo concordato con il Cliente. Al termine del nostro contratto con il Cliente, vengono restituiti o cancellati come concordato.
I vostri diritti. Se siete menzionati in un documento, rivolgetevi al Cliente (la società di leasing o di gestione di flotte interessata) o all’officina per esercitare i vostri diritti. Se vi rivolgete a noi, inoltreremo la vostra richiesta al Cliente.
5. Fornitori di servizi e altri destinatari
I documenti e i dati da essi estratti vengono trasmessi al Cliente interessato. Inoltre ci avvaliamo di fornitori di servizi accuratamente selezionati, che trattano dati personali per nostro conto e sono contrattualmente tenuti a proteggerli:
- Google Cloud (Google Ireland Limited): hosting della piattaforma in centri dati in Svizzera
- Exoscale (Akenes SA), Svizzera: archiviazione dei documenti in centri dati situati in Svizzera
- Parashift AG, Svizzera: riconoscimento automatico dei documenti (OCR ed elaborazione intelligente dei documenti)
- TecAlliance GmbH, Germania: dati su veicoli, ricambi e prezzi per la verifica dei documenti
- Cloudflare, Inc., USA: rete di distribuzione dei contenuti, sicurezza e prestazioni
- Functional Software, Inc. (Sentry), USA: monitoraggio degli errori
- The Rocket Science Group LLC (Mandrill, parte di Intuit Mailchimp), USA: invio di e-mail di sistema
- Google Workspace (Google Ireland Limited): posta elettronica e applicazioni per l’ufficio, anche per i documenti che riceviamo via e-mail
Possiamo inoltre comunicare dati personali ad autorità, tribunali o nostri consulenti se siamo obbligati per legge o se ciò è necessario per tutelare i nostri diritti. Non vendiamo dati personali.
6. Comunicazione all’estero
Fleet Access è ospitato in Svizzera. La Svizzera e l’UE/SEE si riconoscono reciprocamente un livello adeguato di protezione dei dati.
Alcuni fornitori hanno sede negli USA o possono trattarvi dati (Cloudflare, Sentry, Mandrill, Google Workspace). Cloudflare gestisce una rete globale, per cui i dati possono essere trattati nel centro dati più vicino a voi. Per le comunicazioni verso paesi che non offrono un livello adeguato di protezione dei dati ci basiamo sull’EU–U.S. e sullo Swiss–U.S. Data Privacy Framework, se il destinatario è certificato, oppure sulle clausole contrattuali standard della Commissione europea, riconosciute anche in Svizzera.
7. Durata di conservazione
Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario alle finalità descritte nella presente informativa, per il periodo concordato con il Cliente o per quanto previsto dalla legge. Successivamente li cancelliamo o li rendiamo anonimi. Ulteriori dettagli sono riportati ai punti 2 e 4.
8. Sicurezza dei dati
Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da perdita, abuso e accesso non autorizzato. Tra queste rientrano la trasmissione cifrata (HTTPS), i controlli di accesso basati sui ruoli degli utenti, le password salvate in forma di hash e l’hosting in centri dati gestiti in modo professionale. Se i nostri Clienti lo richiedono, rispettiamo inoltre i loro requisiti di sicurezza.
9. I vostri diritti
Ai sensi della LPD e, se applicabile, del RGPD, avete il diritto di:
- ottenere l’accesso ai dati personali che conserviamo su di voi;
- far rettificare i dati inesatti;
- far cancellare i vostri dati;
- far limitare il trattamento dei vostri dati od opporvi ad esso, in particolare se si basa su interessi legittimi;
- ricevere i dati che ci avete fornito in un formato elettronico di uso comune;
- revocare in qualsiasi momento, con effetto per il futuro, un consenso prestato, se il trattamento si basa sul consenso.
Per i dati di cui siamo titolari, contattateci all’indirizzo info@stratos-tech.ch o per posta all’indirizzo indicato al punto 1. Per i dati contenuti nei documenti, rivolgetevi al Cliente o all’officina (punto 4). Possiamo chiedervi di dimostrare la vostra identità. Rispondiamo entro 30 giorni.
Avete inoltre il diritto di presentare reclamo a un’autorità di protezione dei dati. In Svizzera si tratta dell’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT, www.edoeb.admin.ch). In Germania si tratta dell’autorità di protezione dei dati del Land competente. Negli altri paesi dell’UE/SEE potete rivolgervi all’autorità di controllo del vostro paese di residenza.
10. Decisioni automatizzate
Non adottiamo decisioni individuali automatizzate né effettuiamo profilazioni che producano effetti giuridici o che incidano in modo analogo significativamente su di voi. Il riconoscimento automatico dei documenti serve solo a estrarre dati. Le decisioni sulle richieste di approvazione dei costi e sulle fatture sono prese dal Cliente.
11. Modifiche della presente informativa
Possiamo aggiornare la presente informativa sulla privacy quando Fleet Access o la legislazione cambiano. Fa fede la versione pubblicata su questa pagina. La data dell’ultimo aggiornamento è indicata in alto.