Politique de confidentialité

Dernière mise à jour: 9 novembre 2026 · Version 1.0.0

La présente politique de confidentialité explique comment Stratos Technologies AG (« nous ») traite les données personnelles en lien avec Fleet Access (https://fleet-access.ch). Fleet Access est une plateforme par laquelle les garages transmettent des demandes d’approbation des coûts et des factures relatives à des véhicules à des sociétés de leasing et de gestion de flottes, qui les vérifient et les reprennent dans leurs propres systèmes. Elle se fonde sur la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD) et sur le règlement général sur la protection des données de l’UE (RGPD).

1. Responsable

Fleet Access est fourni par :

Stratos Technologies AG
Technoparkstrasse 1, 8005 Zürich
Suisse

E-mail : info@stratos-tech.ch
IDE : CHE-168.261.229

Notre rôle dépend des données concernées :

• Nous sommes responsables du traitement des données relatives aux personnes qui utilisent Fleet Access (collaborateurs des garages et de nos Clients), des données techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité de la plateforme, ainsi que des échanges avec notre support.
• Nous agissons en tant que sous-traitant pour les documents traités dans Fleet Access et les données qu’ils contiennent. Nous les traitons pour le compte et selon les instructions de la société de leasing ou de gestion de flottes qui a conclu un contrat avec nous pour Fleet Access (le « Client »), sur la base de notre contrat avec le Client et de ses dispositions relatives à la protection des données. Voir le chiffre 4.

2. Utilisation de Fleet Access

Vous vous connectez à Fleet Access avec un Stratos ID. Selon votre rôle, vous accédez ensuite au Garage Dashboard (pour les garages) ou à l’espace réservé aux Clients.

2.1 Données techniques et sécurité

Lorsque vous utilisez Fleet Access, des données techniques sont traitées automatiquement : adresse IP, date et heure de l’accès, pages et fonctions consultées, type et version du navigateur, système d’exploitation. Nous utilisons ces données pour fournir la plateforme, la protéger contre les abus et les attaques, et analyser et corriger les erreurs.

En cas d’erreur, un rapport d’erreur est transmis à Sentry. Il contient des informations techniques sur l’erreur et la requête concernée, pouvant inclure votre identifiant d’utilisateur et votre adresse IP. Les rapports d’erreur sont supprimés au plus tard après 90 jours.

La base juridique est notre intérêt légitime à un fonctionnement sûr et fiable de la plateforme (art. 6, par. 1, let. f, RGPD).

2.2 Comptes d’utilisateur

Pour utiliser Fleet Access, vous avez besoin d’un compte d’utilisateur. Nous traitons votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone (s’il est indiqué), l’entreprise pour laquelle vous travaillez (garage ou Client), votre rôle, vos données de connexion (les mots de passe sont uniquement enregistrés sous forme hachée) ainsi que votre activité sur la plateforme, par exemple les documents que vous téléchargez, vérifiez, corrigez ou transmettez.

Les comptes sont créés lorsqu’un Client vous invite, lorsque vous vous inscrivez au moyen d’un lien envoyé par un Client, ou lorsque nous créons le compte pour le compte d’un Client. Nous utilisons ces données pour vous donner accès, protéger votre compte, vous envoyer des e-mails système (par exemple pour réinitialiser votre mot de passe ou pour des notifications) et fournir du support. La base juridique est l’exécution de notre contrat avec le Client et notre intérêt légitime à mettre la plateforme à disposition du Client et des garages qui travaillent pour lui (art. 6, par. 1, let. b et f, RGPD).

Nous supprimons les données de compte lorsque le compte est supprimé ou n’est plus nécessaire, sauf si la loi nous oblige à les conserver plus longtemps.

2.3 Contact avec notre support

Si vous nous contactez par e-mail ou par téléphone, nous traitons vos coordonnées et votre message afin de répondre à votre demande. La base juridique est notre intérêt légitime à répondre aux demandes et, le cas échéant, notre contrat avec le Client (art. 6, par. 1, let. b et f, RGPD). Nous supprimons cette correspondance lorsqu’elle n’est plus nécessaire, sauf obligation légale de conservation.

3. Cookies et stockage local

Fleet Access utilise uniquement des cookies et des technologies similaires strictement nécessaires au fonctionnement de la plateforme. Nous n’utilisons pas de cookies à des fins d’analyse ou de publicité.

Les données de connexion et le choix de la langue sont enregistrés dans le stockage local de votre navigateur et restent sur votre appareil.

Ces technologies étant strictement nécessaires, aucun consentement n’est requis. Elles reposent sur notre intérêt légitime à une plateforme sûre et fonctionnelle (art. 6, par. 1, let. f, RGPD). Si vous les bloquez dans votre navigateur, vous ne pourrez peut-être pas vous connecter.

4. Les documents et les données qu’ils contiennent

Ce chiffre concerne également les personnes qui n’utilisent pas elles-mêmes Fleet Access mais qui sont mentionnées dans des documents, par exemple les personnes de contact des garages, ou les preneurs de leasing et les conducteurs de véhicules.

Ce que nous traitons. Les garages transmettent des demandes d’approbation des coûts et des factures pour des travaux effectués sur des véhicules gérés par le Client. Ils le font via le Garage Dashboard, par e-mail, par SFTP ou au moyen d’interfaces (API). Ces documents contiennent des données relatives aux véhicules (par exemple le numéro de châssis, le numéro d’immatriculation, le kilométrage et le numéro de contrat), des informations sur le garage, y compris les personnes de contact, ainsi que les travaux, pièces et prix concernés. Les documents peuvent occasionnellement contenir des informations sur les conducteurs. Nous n’utilisons ni n’évaluons ces informations.

Comment nous les traitons.

• Nous lisons les documents automatiquement avec Parashift (reconnaissance de texte et traitement intelligent des documents, OCR/IDP) afin d’en extraire les données pertinentes.
• Pour vérifier l’exactitude des travaux et des prix des pièces, nous les comparons avec des données de TecAlliance GmbH, Allemagne. À cette fin, nous transmettons à TecAlliance les identifiants des travaux et des pièces et, si notre propre contrôle ne permet pas d’identifier le véhicule, son numéro d’identification (VIN). Aucune autre donnée du document, comme des noms ou des numéros d’immatriculation, n’est transmise.
• Si nécessaire, les données extraites sont vérifiées et corrigées manuellement par le Client ou, pour son compte, par notre équipe de support.
• Nous transmettons les documents et les données extraites aux systèmes du Client, au moyen d’interfaces (API, DMS), par SFTP ou par e-mail.
• Nos administrateurs peuvent accéder aux documents afin d’exploiter la plateforme et de fournir du support.

Qui est responsable. Nous traitons les documents uniquement pour le compte et selon les instructions du Client, sur la base de notre contrat avec lui. Le Client est responsable de ce traitement. Les garages sont responsables des documents qu’ils transmettent. Nous n’utilisons pas les documents ni leur contenu à nos propres fins.

Durée de conservation. Nous conservons les documents et les données extraites aussi longtemps que convenu avec le Client. À la fin de notre contrat avec le Client, ils sont restitués ou supprimés comme convenu.

Vos droits. Si vous êtes mentionné dans un document, veuillez vous adresser au Client (la société de leasing ou de gestion de flottes concernée) ou au garage pour exercer vos droits. Si vous vous adressez à nous, nous transmettrons votre demande au Client.

5. Prestataires et autres destinataires

Les documents et les données qui en sont extraites sont transmis au Client concerné. Par ailleurs, nous faisons appel à des prestataires soigneusement sélectionnés qui traitent des données personnelles pour notre compte et sont contractuellement tenus de les protéger :

• Google Cloud (Google Ireland Limited) : hébergement de la plateforme dans des centres de données en Suisse
• Exoscale (Akenes SA), Suisse : stockage des documents dans des centres de données situés en Suisse
• Parashift AG, Suisse : reconnaissance automatique des documents (OCR et traitement intelligent des documents)
• TecAlliance GmbH, Allemagne : données sur les véhicules, les pièces et les prix pour la vérification des documents
• Cloudflare, Inc., États-Unis : réseau de diffusion de contenu, sécurité et performance
• Functional Software, Inc. (Sentry), États-Unis : surveillance des erreurs
• The Rocket Science Group LLC (Mandrill, une composante d’Intuit Mailchimp), États-Unis : envoi d’e-mails système
• Google Workspace (Google Ireland Limited) : messagerie et applications bureautiques, y compris pour les documents que nous recevons par e-mail

Nous pouvons également communiquer des données personnelles à des autorités, à des tribunaux ou à nos conseillers lorsque la loi nous y oblige ou lorsque cela est nécessaire à la défense de nos droits. Nous ne vendons pas de données personnelles.

6. Communication à l’étranger

Fleet Access est hébergé en Suisse. La Suisse et l’UE/EEE se reconnaissent mutuellement un niveau de protection des données adéquat.

Certains prestataires ont leur siège aux États-Unis ou peuvent y traiter des données (Cloudflare, Sentry, Mandrill, Google Workspace). Cloudflare exploite un réseau mondial, de sorte que des données peuvent être traitées dans le centre de données le plus proche de vous. Pour les communications vers des pays n’offrant pas un niveau de protection adéquat, nous nous fondons sur l’EU–U.S. et le Swiss–U.S. Data Privacy Framework lorsque le destinataire est certifié, ou sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, également reconnues en Suisse.

7. Durée de conservation

Nous conservons les données personnelles uniquement aussi longtemps que nécessaire aux finalités décrites dans la présente politique, que convenu avec le Client ou que la loi l’exige. Ensuite, nous les supprimons ou les anonymisons. Vous trouverez plus de détails aux chiffres 2 et 4.

8. Sécurité des données

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre la perte, les abus et l’accès non autorisé. Celles-ci comprennent la transmission chiffrée (HTTPS), des contrôles d’accès basés sur les rôles des utilisateurs, des mots de passe hachés et l’hébergement dans des centres de données exploités de manière professionnelle. Lorsque nos Clients l’exigent, nous respectons en outre leurs exigences de sécurité.

9. Vos droits

Conformément à la LPD et, le cas échéant, au RGPD, vous avez le droit :

• d’obtenir l’accès aux données personnelles que nous détenons à votre sujet ;
• de faire rectifier des données inexactes ;
• de faire effacer vos données ;
• de faire limiter le traitement de vos données ou de vous y opposer, en particulier lorsqu’il repose sur des intérêts légitimes ;
• de recevoir les données que vous avez fournies dans un format électronique courant ;
• de retirer à tout moment, avec effet pour l’avenir, un consentement donné, lorsque le traitement repose sur un consentement.

Pour les données dont nous sommes responsables, contactez-nous à info@stratos-tech.ch ou par courrier à l’adresse figurant au chiffre 1. Pour les données figurant dans des documents, adressez-vous au Client ou au garage (chiffre 4). Nous pouvons vous demander de justifier de votre identité. Nous répondons dans un délai de 30 jours.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de protection des données. En Suisse, il s’agit du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT, www.edoeb.admin.ch). En Allemagne, il s’agit de l’autorité de protection des données du Land concerné. Dans les autres pays de l’UE/EEE, vous pouvez vous adresser à l’autorité de contrôle de votre pays de résidence.

10. Décisions automatisées

Nous ne prenons pas de décisions individuelles automatisées et ne procédons à aucun profilage produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière similaire et significative. La reconnaissance automatique des documents sert uniquement à extraire des données. Les décisions relatives aux demandes d’approbation des coûts et aux factures sont prises par le Client.

11. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de confidentialité lorsque Fleet Access ou la législation évolue. La version publiée sur cette page fait foi. La date de la dernière mise à jour figure en haut de la page.