Fleet Access

Entwurf – noch nicht veröffentlicht

Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: · Version 1.0.0

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie die Stratos Technologies AG («wir», «uns») Personendaten im Zusammenhang mit Fleet Access (https://fleet-access.ch) bearbeitet. Fleet Access ist eine Plattform, über die Garagen Kostenfreigaben und Rechnungen für Fahrzeuge an Leasing- und Flottenunternehmen übermitteln, die diese prüfen und in ihre eigenen Systeme übernehmen. Diese Datenschutzerklärung stützt sich auf das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und die Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO).

1. Verantwortliche Stelle

Fleet Access wird bereitgestellt von:

Stratos Technologies AG
Technoparkstrasse 1, 8005 Zürich
Schweiz

E-Mail: info@stratos-tech.ch
UID: CHE-168.261.229

Unsere Rolle hängt von den Daten ab:

2. Nutzung von Fleet Access

Sie melden sich bei Fleet Access mit einer Stratos ID an. Je nach Ihrer Rolle gelangen Sie anschliessend zum Garage Dashboard (für Garagen) oder zum Bereich für Auftraggeber.

2.1 Technische Daten und Sicherheit

Wenn Sie Fleet Access nutzen, werden automatisch technische Daten bearbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten und Funktionen, Browsertyp und -version sowie Betriebssystem. Wir verwenden diese Daten, um die Plattform bereitzustellen, sie vor Missbrauch und Angriffen zu schützen sowie Fehler zu analysieren und zu beheben.

Tritt ein Fehler auf, wird ein Fehlerbericht an Sentry übermittelt. Er enthält technische Angaben zum Fehler und zur betroffenen Anfrage, darunter möglicherweise Ihre Benutzer-ID und IP-Adresse. Fehlerberichte werden spätestens nach 90 Tagen gelöscht.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb der Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

2.2 Benutzerkonten

Für die Nutzung von Fleet Access benötigen Sie ein Benutzerkonto. Wir bearbeiten Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer (sofern angegeben), das Unternehmen, für das Sie tätig sind (Garage oder Auftraggeber), Ihre Rolle, Ihre Zugangsdaten (Passwörter werden nur als Hashwert gespeichert) und Ihre Aktivitäten auf der Plattform, etwa welche Dokumente Sie hochladen, prüfen, korrigieren oder weiterleiten.

Konten entstehen, wenn ein Auftraggeber Sie einlädt, wenn Sie sich über einen Link registrieren, den Ihnen ein Auftraggeber gesendet hat, oder wenn wir das Konto im Auftrag eines Auftraggebers einrichten. Wir verwenden diese Daten, um Ihnen Zugang zu gewähren, Ihr Konto zu schützen, Ihnen System-E-Mails zu senden (etwa zum Zurücksetzen des Passworts oder für Benachrichtigungen) und Support zu leisten. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung unseres Vertrags mit dem Auftraggeber sowie unser berechtigtes Interesse, die Plattform dem Auftraggeber und den für ihn tätigen Garagen bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Wir löschen Kontodaten, wenn das Konto gelöscht wird oder nicht mehr benötigt wird, sofern wir nicht gesetzlich zu einer längeren Aufbewahrung verpflichtet sind.

2.3 Kontakt mit unserem Support

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, bearbeiten wir Ihre Kontaktdaten und Ihre Nachricht, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen und gegebenenfalls unser Vertrag mit dem Auftraggeber (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Wir löschen die Korrespondenz, sobald sie nicht mehr benötigt wird, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

3. Cookies und lokale Speicherung

Fleet Access verwendet nur Cookies und ähnliche Technologien, die für das Funktionieren der Plattform unbedingt erforderlich sind. Wir verwenden keine Cookies für Analyse- oder Werbezwecke.

Name Anbieter Zweck Dauer Kategorie
Anmeldedaten (Local Storage) Fleet Access Hält Sie angemeldet Bis zur Abmeldung Notwendig
Sprache (Local Storage) Fleet Access Speichert Ihre Sprache Bis Sie sie löschen Notwendig
cf_clearance Cloudflare Bestätigt, dass eine Sicherheitsprüfung bestanden wurde 30 Minuten Notwendig
_cfuvid Cloudflare Unterscheidet Besucher mit derselben IP-Adresse zur Begrenzung von Anfragen Sitzung Notwendig

Anmeldedaten und Spracheinstellung werden im lokalen Speicher Ihres Browsers abgelegt und verbleiben auf Ihrem Gerät.

Da diese Technologien unbedingt erforderlich sind, ist keine Einwilligung nötig. Sie beruhen auf unserem berechtigten Interesse an einer sicheren und funktionsfähigen Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wenn Sie sie in Ihrem Browser blockieren, können Sie sich möglicherweise nicht anmelden.

4. Dokumente und die darin enthaltenen Daten

Diese Ziffer betrifft auch Personen, die Fleet Access nicht selbst nutzen, aber in Dokumenten erwähnt werden, etwa Kontaktpersonen von Garagen oder Leasingnehmende und Fahrerinnen und Fahrer von Fahrzeugen.

Was wir bearbeiten. Garagen übermitteln Kostenfreigaben und Rechnungen für Arbeiten an Fahrzeugen, die vom Auftraggeber verwaltet werden. Sie tun dies über das Garage Dashboard, per E-Mail, per SFTP oder über Schnittstellen (API). Diese Dokumente enthalten Fahrzeugdaten (etwa Fahrgestellnummer, Kontrollschild, Kilometerstand und Vertragsnummer), Angaben zur Garage einschliesslich Kontaktpersonen sowie die betreffenden Arbeiten, Teile und Preise. Dokumente können vereinzelt Angaben zu Fahrerinnen und Fahrern enthalten. Diese Angaben verwenden oder auswerten wir nicht.

Wie wir sie bearbeiten.

Wer verantwortlich ist. Wir bearbeiten Dokumente ausschliesslich im Auftrag und nach den Weisungen des Auftraggebers, gestützt auf unseren Vertrag mit ihm. Der Auftraggeber ist für diese Bearbeitung verantwortlich. Garagen sind für die von ihnen übermittelten Dokumente verantwortlich. Wir verwenden die Dokumente und deren Inhalt nicht für eigene Zwecke.

Wie lange. Wir bewahren Dokumente und extrahierte Daten so lange auf, wie mit dem Auftraggeber vereinbart. Endet unser Vertrag mit dem Auftraggeber, werden sie wie vereinbart zurückgegeben oder gelöscht.

Ihre Rechte. Wenn Sie in einem Dokument erwähnt werden, wenden Sie sich bitte an den Auftraggeber (das betreffende Leasing- oder Flottenunternehmen) oder an die Garage, um Ihre Rechte auszuüben. Wenn Sie sich stattdessen an uns wenden, leiten wir Ihre Anfrage an den Auftraggeber weiter.

5. Dienstleister und weitere Empfänger

Dokumente und die daraus extrahierten Daten werden an den jeweiligen Auftraggeber übermittelt. Darüber hinaus setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Personendaten in unserem Auftrag bearbeiten und vertraglich zu deren Schutz verpflichtet sind:

Darüber hinaus können wir Personendaten an Behörden, Gerichte oder unsere Berater weitergeben, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder dies zur Wahrung unserer Rechte erforderlich ist. Wir verkaufen keine Personendaten.

6. Bekanntgabe ins Ausland

Fleet Access wird in der Schweiz gehostet. Die Schweiz und die EU bzw. der EWR anerkennen gegenseitig ein angemessenes Datenschutzniveau.

Einige Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder können Daten dort bearbeiten (Cloudflare, Sentry, Mandrill, Google Workspace). Cloudflare betreibt ein weltweites Netzwerk, daher können Daten im Rechenzentrum bearbeitet werden, das Ihnen am nächsten liegt. Bei einer Bekanntgabe in Länder ohne angemessenes Datenschutzniveau stützen wir uns auf das EU-U.S. bzw. Swiss-U.S. Data Privacy Framework, sofern der Empfänger danach zertifiziert ist, oder auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, die auch in der Schweiz anerkannt sind.

7. Aufbewahrungsdauer

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie es für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist, wie mit dem Auftraggeber vereinbart oder wie wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Danach löschen oder anonymisieren wir sie. Weitere Angaben finden Sie in den Ziffern 2 und 4.

8. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören eine verschlüsselte Übertragung (HTTPS), Zugriffskontrollen auf Basis von Benutzerrollen, gehashte Passwörter und das Hosting in professionell betriebenen Rechenzentren. Wo unsere Auftraggeber dies verlangen, halten wir zusätzlich deren Sicherheitsvorgaben ein.

9. Ihre Rechte

Nach dem DSG und, soweit anwendbar, der DSGVO haben Sie das Recht:

Für Daten, für die wir verantwortlich sind, wenden Sie sich an info@stratos-tech.ch oder per Post an die Adresse in Ziffer 1. Für Daten in Dokumenten wenden Sie sich an den Auftraggeber oder die Garage (Ziffer 4). Wir können einen Identitätsnachweis verlangen. Wir antworten innert 30 Tagen.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. In der Schweiz ist dies der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB, www.edoeb.admin.ch). In Deutschland ist dies die Datenschutzaufsichtsbehörde des jeweiligen Bundeslandes. In anderen Ländern der EU bzw. des EWR können Sie sich an die Aufsichtsbehörde in Ihrem Wohnsitzland wenden.

10. Automatisierte Entscheidungen

Wir treffen keine automatisierten Einzelentscheidungen und führen kein Profiling durch, das rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen auf Sie hat. Die automatische Dokumentenerkennung dient nur der Extraktion von Daten. Über Kostenfreigaben und Rechnungen entscheidet der Auftraggeber.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich Fleet Access oder die Rechtslage ändert. Es gilt die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Das Datum der letzten Aktualisierung ist oben angegeben.